FAQ pour les étudiants ressortissants de l' UE ou remplissant les conditions de financement reprises à l’article 3 du décret du 11/04/2014

COMMENT NOUS CONTACTER ?

Si tu as la moindre question concernant ton inscription, tu peux nous contacter par téléphone au +32 2 775 94 28 ou par mail à l’adresse inscriptions-he@ephec.be.
Nous te répondrons du 5 juin au 7 juillet et du 16 août au 30 septembre entre 9h et 12h30.

COMMENT S'INSCRIRE À LA HAUTE ECOLE EPHEC ?

Pour s’inscrire à la Haute École EPHEC, il faut introduire une demande d’inscription via le formulaire en ligne disponible sur la page « Inscriptions » du site internet de la Haute École. Les inscriptions se tiendront en ligne du 5 juin au 30 septembre 2023.

QUELS DOCUMENTS DOIS-JE FOURNIR POUR M'INSCRIRE ?

Lors de ton inscription en ligne, nous te demandons de télécharger les documents suivants :

• Ta carte d’identité recto-verso ;
• Ton titre d’accès (CESS, jury central, jury d’admission, baccalauréat européen, diplôme étranger accompagné d’une équivalence, diplôme de l’enseignement supérieur, etc.) ;
• Une photo professionnelle au format carte d’identité. 

Si tu as déjà suivi au moins une année dans l’enseignement supérieur :

• Le relevé de notes final par année académique mentionnant le nombre de crédits acquis ;
• Une attestation d’apurement de dette (pour les établissements d’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles) ;
• Si tu as effectué un bilan de santé dans ton établissement précédent, l’attestation de bilan de santé ;
• Si tu es non finançable (articles 3 et 5 du décret du 11 avril 2014 adaptant le financement des établissements d’enseignement supérieur), une lettre de motivation datée et signée.

Si tu as eu d’autres activités depuis l’obtention de ton diplôme :

• Les documents justifiant toutes les années entre la fin de tes études secondaires et l’inscription, telles qu’une attestation de séjour linguistique, une attestation du parcours ONEM, une attestation de travail, …

Chaque parcours étant unique, il nous est impossible d’exposer ici l’ensemble des situations possibles. Cette liste n’est donc pas exhaustive et d’autres documents pourraient t’être demandés.

QUE FAIRE SI J'AI OBTENU MON DIPLÔME À L'ÉTRANGER (ÉQUIVALENCE) ?

Si tu es titulaire d’un diplôme étranger, tu dois faire la demande d’équivalence de ton diplôme auprès de la Fédération Wallonie-Bruxelles avant le 15 juillet de l’année en cours.
Pour que l’inscription soit effective, il faut remettre au plus vite l’avis officiel de l’octroi d’équivalence du titre étranger ou, à défaut, la décision provisoire d’octroi d’équivalence. En tout cas, l’avis officiel d’octroi d’équivalence devra nous être remis pour le 30 novembre au plus tard, sous peine de voir ton inscription annulée.

QU'EST-CE QU'UN APUREMENT DE DETTES ?

Il s’agit d’un document attestant que tu n’as aucune dette à l’égard d’un établissement d’enseignement supérieur. Le dernier établissement d’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles dans lequel tu as été inscrit·e te fournira l’apurement de dettes.
Si tu as été inscrit·e précédemment dans un établissement de la Communauté flamande ou un établissement à l’étranger, tu ne dois pas fournir ce document.

QU'EST-CE QU'UNE DÉCLARATION SUR L'HONNEUR ?

La déclaration sur l’honneur est un formulaire permettant de témoigner de l’impossibilité matérielle de fournir un document officiel pour des raisons de force majeure, elle ne peut donc servir que dans certains cas exceptionnels.
Le formulaire de déclaration sur l’honneur à utiliser est disponible dans le module de demande d’inscription (et est également disponible ici) . Il doit être complété en mentionnant, le cas échéant, que tu n’as pas étudié dans l’enseignement supérieur, être daté et signé. 

COMMENT CORRIGER ET/OU COMPLÉTER MON DOSSIER D'INSCRIPTION ?

Si ton dossier est incomplet et que tu dois envoyer d’autres documents et/ou informations, il te suffit de te connecter à ton compte en ligne avec ton identifiant et ton mot de passe et d’effectuer les corrections ou d’ajouter les documents demandés avant de soumettre à nouveau ta demande.

QUAND AURAI-JE UNE RÉPONSE À MA DEMANDE D'INCRIPTION ?

Les dossiers sont évidemment traités dans les plus brefs délais. Cependant, en raison du nombre important de demandes à partir du 15 septembre, les délais peuvent être un peu plus longs, d’où l’importance de t’inscrire sans tarder.

PUIS-JE ASSISTER AUX COURS SI JE NE SUIS PAS ENCORE INSCRIT·E ?

Non, il faut nécessairement être inscrit·e pour pouvoir assister aux cours, de sorte que nous t’encourageons à t’inscrire le plus rapidement possible et à ne pas attendre la dernière minute.

EST-CE QUE JE PEUX MODIFIER MON INSCRIPTION ?

Si tu es étudiant ou étudiante en première année de premier cycle, tu pourras demander une modification d‘inscription entre le 1er et le 31 octobre de l’année académique en cours. Tu trouveras prochainement plus d’informations à ce sujet sur la page internet dédiée aux modifications d’inscription.
Attention, la modification d’inscription n’est pas une réorientation. 

QU'EST-CE QU'UNE RÉORIENTATION ?

La réorientation consiste en un changement de cursus en cours d’année et n’est possible que pour les étudiantes et les étudiants de première année de premier cycle.
Les demandes de réorientation doivent être introduites en ligne du 1er novembre au 15 février au plus tard.

QU'EST-CE QU'UNE INSCRIPTION TARDIVE ?

Il s’agit d’une inscription intervenant au-delà de la date limite du 30 septembre lorsque les circonstances invoquées le justifient.
À partir du 1er octobre et jusqu’au 15 février au plus tard, si tu n’as pas été inscrit dans un autre établissement d’enseignement supérieur pour l’année académique en cours, tu pourras introduire une demande d’inscription tardive en ligne, sur notre site internet.
ATTENTION : Cette demande doit être justifiée et motivée. Une lettre de motivation datée et signée est donc requise.

PUIS-JE ME DÉSINSCRIRE ?

Oui, tu peux te désinscrire et tu as alors deux possibilités :
Soit tu te désinscris avant le 1er décembre et, dans ce cas, seul l’acompte de 50 euros reste dû. Cette annulation d’inscription doit être notifiée par courriel auprès de ton ou ta GAPA (Gestionnaire Administratif du Parcours Académique) pour le 30 novembre au plus tard en joignant, à peine de nullité, une copie recto-verso de sa carte d’identité. Les désinscriptions par téléphone, en personne ou auprès d’une autre personne que le gestionnaire administratif du parcours académique ne seront pas prises en considération.
Soit tu te désinscris après le 1er décembre et, dans ce cas, la totalité des droits d’inscription reste due pour le 1er février au plus tard et ton inscription sera comptabilisée dans ton cursus. Ici aussi, tu dois notifier ta désinscription par courriel à ton ou ta GAPA en joignant, à peine de nullité, une copie recto-verso de sa carte d’identité. Les désinscriptions par téléphone, en personne ou auprès d’une autre personne que le gestionnaire administratif du parcours académique ne seront pas prises en considération.

À COMBIEN S'ÉLÈVENT LES FRAIS D'INSCRIPTION ?

Les différents frais d'inscription selon le programme auquel vous vous inscrivez sont disponibles ici

Si tu es éligible au statut d’étudiant ou d’étudiante modeste, tu bénéficies d’une réduction des frais d’inscription, de sorte que ceux-ci s’élèvent à 374€.
Si tu es étudiant boursier ou étudiante boursière, tu bénéficies de la gratuité des frais d’inscription.

Etudiants ayant effectué une demande d’allocation d’études auprès de la Fédération Wallonie-Bruxelles

Les étudiants qui ont introduit une demande d’allocation d’études auprès de la Direction des Allocations et Prêts d’études (DAPE) et qui en ont fourni la preuve avant le 31 octobre au service social, ne doivent pas payer le montant repris ci-dessus ou s’acquitter d’un acompte de 50 € pour être régulièrement inscrit. En cas de refus de la DAPE avant le 1er janvier, l’étudiant devra s’acquitter du montant pour le 1er février au plus tard. L’étudiant qui a sollicité une allocation d’études, et qui ne l’aurait pas encore perçue au 1er février continue à avoir accès aux activités d’apprentissage, à être délibéré et à bénéficier de report ou valorisation de crédits. Si cette allocation lui est refusée après le 1er janvier, l’étudiant dispose d’un délai de 30 jours à dater de la notification de la décision de refus du service d'allocations d'études de la Communauté française pour payer le solde du montant de son inscription. À défaut, l’étudiant n’aura plus accès aux activités d’apprentissage et ne peut être délibéré ni bénéficier d’aucun report ou valorisation de crédits, mais reste considéré comme ayant été inscrit aux études pour l’année académique.

FAUT-IL PAYER UN ACOMPTE ?

Oui, un acompte de 50€ minimum doit être payé au moment de l’inscription et, en tous les cas, pour le 31 octobre au plus tard. Pour les étudiants boursiers et les étudiantes boursières, cet acompte sera remboursé une fois que le statut de boursier ou de boursière aura été confirmé par la Direction des allocations d’études.
Si, à la date du 31 octobre, tu n’as pas payé l’acompte de 50€, tu verras ton inscription annulée.

QUAND FAUT-IL PAYER LE SOLDE DES FRAIS D'INSCRIPTION ?

Le solde doit être payé pour le 1er février au plus tard.
À défaut, tu n’as plus accès aux activités d’apprentissage, ne peux plus être délibéré·e ni bénéficier d’aucun report ou valorisation de crédits, mais tu restes considéré·e comme ayant été inscrit·e aux études pour cette année académique.

QU'EST-CE QUE E-PERSO ET COMMENT S'Y CONNECTER ?

e-Perso est un outil numérique mis à disposition pour t’accompagner tout au long de ton parcours académique. 
Tu y trouveras notamment les informations suivantes : paiement en ligne, horaire, demande de modification d’inscription ou de réorientation, inscription aux examens, introduction des justificatifs d’absence, demande de valorisation de crédits ou d’allègement, fiches de cours, etc. Il est donc important que tu consultes ton ePerso régulièrement.
Lorsque ton inscription est finalisée, tu reçois un mail avec tes codes d’accès pour te connecter à ton ePerso.

COMMENT INTRODUIRE UNE DEMANDE DE VALORISATION DE CRÉDITS (=DISPENSES) ?

Les demandes de valorisations de crédits doivent être introduites en ligne, via ton e-Perso, dans l’onglet « inscription » puis « demande de valorisation de crédits ».
La demande doit être introduite dans les 10 jours calendrier qui suivent le 14 septembre ou au plus tard dans les 10 jours calendrier de l’inscription si elle est postérieure. Attention, toute demande introduite hors délai est irrecevable.
Lors de l’introduction de ta demande de valorisation, veille à joindre les fiches de cours et/ou tables des matières du/des cours concerné(s).

QUELLE EST LA DATE DE LA RENTRÉE ACADÉMIQUE ?

La rentrée académique est fixée au 14 septembre.

QUAND DÉBUTENT LES COURS ?

Les cours commencent en principe le 14 septembre. 
Tu devras consulter son e-Perso les jours précédents pour connaître la date exacte de ton premier cours.

EXISTE-T-IL UN CALENDRIER ACADÉMIQUE ?

Le calendrier académique qui reprend les périodes d’activités d’apprentissage, les périodes d’évaluation ou encore les congés est disponible dans le Règlement des études et des examens (consultable ici ainsi que sur l’intranet étudiant).

QU'EST-CE QU'UN OU UNE ÉLÈVE LIBRE ET QUELLES SONT LES CONDITIONS POUR S'INSCRIRE COMME ÉLÈVE LIBRE ?

Un ou une élève libre est un ou une élève qui peut s’inscrire à une ou plusieurs unités d’enseignement à concurrence de maximum de 20 crédits par année académique, en dehors d’une inscription régulière.
Toutes les informations relatives à la demande d’inscription en tant qu’élève libre sont disponibles ici.

QUELLES SONT LES CONDITIONS POUR S'INSCRIRE EN BACHELIER DE SPÉCIALISATION ?

Il faut être titulaire d’un premier diplôme en bachelier professionnalisant ou d’un master repris dans la liste disponible en te rendant sur le profil d’enseignement du bachelier concerné.
Tu trouveras toutes les informations utiles sur notre site, lequel reprend une liste propre à chaque programme.

Y A-T-IL DES LANGUES AU PROGRAMME ?

Tout·e étudiant·e inscrit·e à l'EPHEC doit suivre le cours de néerlandais tel que prévu au programme.

Cependant, tu peux, si tu le désires, t’inscrire au cours de néerlandais débutant (pour les bacheliers en Comptabilité, Droit et eBusiness) ou allemand ou espagnol (Marketing et International business) pour autant que l’une des conditions suivantes soit remplie :
1.    Tu n’as jamais eu le moindre cours de néerlandais dans le secondaire ;
2.    Tu as suivi un cours de néerlandais dans l’enseignement secondaire pendant 2 ans maximum ;
3.    Tu as un niveau au moins équivalent à ce qui est exigé en fin de cycle (niveau B2) ;
4.    Tu as une pièce justificative de l’école secondaire attestant d’un cours « FLE » (Français Langue Étrangère) à la place du cours de néerlandais ;
5.    Tu as une pièce justificative de l’école secondaire attestant d’une pénurie de professeurs pendant au moins 4 ans.

Si tu ne satisfais pas rigoureusement à l’une de ces conditions, tu seras automatiquement tenu de suivre le cours de néerlandais dans la filière normale.

Des contraintes d'organisation liées au nombre d’inscrit·es peuvent amener la Haute Ecole à organiser certains cours d'allemand et d'espagnol à Woluwe-Saint-Lambert ou à Louvain-la-Neuve uniquement. Tu devras dès lors, pour ces cours, effectuer le déplacement jusqu’à l’autre implantation.